Description

Fournir un soutien quotidien à la mise en œuvre du programme en veillant à ce que les systèmes (logistique,
administration et RH) fonctionnent conformément aux besoins du programme et conformément aux
politiques, procédures et normes de Concern. Sous la supervision du Directeur Pays, et avec l’appui
technique du Directeur des Opérations, et les Coordinateurs RH et logistique, vous améliorerez les
compétences en gestion et en planification du personnel logistique et administratif de Concern à Tahoua et
contribuerez au développement d'un système logistique et RH efficace et rentable qui répond aux directives,
politiques et procédures internes. Vous dirigerez l'amélioration continue des systèmes logistiques, RH et
administratifs en place et suggérerez des modifications, si nécessaire. Vous soutiendrez la mise en œuvre
des projets et fournirez un soutien logistique et administratif des ressources humaines efficace et opportun
à tous les programmes de la région de Tahoua.

Logistique, RH et Administration et Services Généraux.

Assurer le respect des systèmes et procédures de Concern pour les fonctions logistiques, RH et
administratives, avec le soutien du OD et CD.

Assurer la liaison avec le bureau de Niamey pour assurer un soutien et une collaboration efficaces et
opportuns des systèmes nécessaires à la mise en œuvre du programme.

Gérer les fonctions logistiques (approvisionnement, planification, transport, stockage, gestion des
actifs) à Tahoua, en veillant à ce que toutes les tâches soient exécutées dans les délais et
conformément aux procédures de Concern et des bailleurs.

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•       Gestion de la flotte : superviser et maintenir le système de gestion des transports du programme, y
compris la planification des mouvements de véhicules, le rapport de transport de Tahoua, etc. et
planifier l'entretien/les réparations en coordination avec la Logs Co basée à Niamey.

•       Gérer les actifs de Concern à Tahoua en veillant à ce que tous les actifs soient enregistrés, suivis,
marqués et surveillés à l'aide d'un inventaire complet et d'un registre des actifs.

•       Superviser la gestion efficace des entrepôts et magasins Concern à Tahoua et s'assurer qu'ils
fonctionnent conformément aux procédures Concern.

•       Superviser l'entretien et la gestion des locaux de Concern (bureaux/magasins et résidence) à Tahoua
en veillant à ce que les fournitures, le personnel et les systèmes de soutien adéquats soient en place.
Une attention particulière sera portée à la gestion, à la maintenance et à la consommation de
carburant des groupes électrogènes.

•       Contribuer à l'élaboration de budgets précis, notamment en ce qui concerne la logistique, le transport,
les magasins, l'administration, les communications, la sécurité et les ressources humaines, pour les
propositions des donateurs et dans le cadre du processus budgétaire annuel de Concern.

•       Gérer et suivre directement les dépenses et le budget de transport et d'administration de Tahoua.

•       En collaboration avec le OD, le PD et les PMs, s'assurer que les prévisions de trésorerie et les
demandes de trésorerie sont soumises à temps pour assurer le transfert des fonds en temps opportun.

•       Travailler avec les équipes de programme zone pour développer des plans d'approvisionnement
annuels réalistes et s'assurer qu'ils sont maintenus, respectés et régulièrement mis à jour.

•       Veiller à ce que tout le personnel de Tahoua Concern soit formé à la planification des commandes et
connaisse les procédures d'approvisionnement ; informer le personnel de chaque révision.

•       Conseils sur la distribution des articles de secours aux bénéficiaires et s'assurer qu'ils sont conformes
aux normes Sphère et aux procédures Concern.

•       S'assurer que les journaux, les rapports de transport et d'administration sont compilés et produits à
un bon niveau sur une base régulière, selon les besoins.

Gestion des Resources Humaines.

•       Assurer la supervision de la gestion du personnel logistique et des RH/administration du programme.
Aider aux recrutements (si nécessaire) et fournir une formation au personnel concerné sur les
systèmes et politiques de Concern et s'assurer que les normes de transparence et de responsabilité
sont conformes à la politique de Concern et aux exigences des donateurs. En particulier, travailler en
étroite collaboration avec le personnel logistique pour renforcer leurs capacités. Veiller à ce que les
examens du développement des performances du personnel de la base soient effectués en temps
opportun et de manière appropriée.

•       Gérer et soutenir efficacement le personnel relevant de ce poste par le biais d'un examen annuel du
développement des performances et de réunions individuelles périodiques.

•       Conseiller et surveiller la mise en œuvre de la politique et des procédures RH de Concern en ce qui
concerne le personnel international et national.

Soutien aux communications et aux systèmes informatiques

•       En liaison avec et avec le soutien du responsable informatique national, veiller à ce que les besoins
en informatique et en communication du personnel soient régulièrement examinés, budgétisés et
satisfaits, tout en veillant à ce que les protocoles opérationnels pertinents soient respectés.

•       S'assurer que tous les équipements de communication HF, VHF et autres sont opérationnels, utilisés
conformément aux politiques de communication et fournir la formation requise au personnel sur
l'utilisation correcte et les protocoles d'utilisation.

•       En collaboration avec le responsable informatique national et le personnel de gestion du programme,
assurer la formation de tout le personnel du programme concerné à l'utilisation et à la maintenance
des équipements de communication et informatiques.

Sécurité

•       Soutenir le OD dans l'application quotidienne des plans de gestion de la sécurité (SMP) et des
procédures opérationnelles standard (SOP) de Concern Niger à Tahoua et dans les bureaux
auxiliaires en collaboration avec le groupe focal de sécurité.

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•      Être responsable de la sécurité des équipes et des biens sur sa zone d’affectation, sous la
supervision du CD et OD.

•      S’assurer de la mise en place d’une veille sécurité permanente.

•      Comme demandé et/ou délégué par le OD :

- Informer le personnel et les visiteurs sur le SMP et les SOP et s'assurer que tout le personnel est
pleinement conscient de ses devoirs et responsabilités en matière de sécurité.

Représenter Concern auprès des autorités locales et/ou des réunions de sécurité auprès d'autres
membres de la communauté humanitaire à Tahoua.

•      Sous la supervision de CD et OD, entreprendre l'analyse des incidents et des tendances de sécurité

dans la zone d'intervention et les zones environnantes, en veillant à ce que la hiérarchie soit

régulièrement informée de la situation en matière de sécurité et conseille si nécessaire en ce qui
concerne l'adaptation des plans de travail et des plans de mouvement.

•      S'assurer que les résidences, les bureaux et les véhicules disposent d'une liste des biens et
équipements nécessaires en cas d'urgence.

•      Assistez aux réunions de sécurité internes en tant que point focal de sécurité et contribuez activement
à une analyse cohérente des incidents et des tendances de sécurité.

•      Assurez-vous que toute information de sécurité pertinente et/ou incident de sécurité dont vous avez
connaissance est signalée à le OD et CD en temps opportun. C'est une responsabilité de chaque
membre du personnel de Concern.

•      Point focal principal de la sécurité à Tahoua.

•      Diriger les réunions du groupe focal sécurité et envoyer des recommandations à la direction
pour mettre à jour les SOPs de sécurité.

Representation et coordination externe

•        Maintenir des bonnes relations institutionnelles avec les autorités administratives et faciliter la
collaboration avec les acteurs / partenaires à Tahoua (services techniques, mairies, ONGs,
institutions, etc.)

•      Assurer l’accueil et la coordination des visites terrain de Niamey ou du siège à Dublin

•      Aider le OD, le PD et le CD à développer des relations/une liste de contacts avec d'autres ONG
internationales, OCHA et des parties prenantes externes pour suivre l'évolution de la situation en
matière de sécurité et faire régulièrement rapport à la direction

Autres

•       Soutenir et contribuer à la mise en œuvre et à la mise à jour de la stratégie de Concern a Niger.

•       Contribuer aux initiatives de responsabilisation organisationnelle, notamment en supervisant le
déploiement des engagements de Concern dans le cadre de la CHS (normes humanitaires
fondamentales).

•        Adhérer pleinement aux engagements et aux règles du Code de conduite (CoC) de Concern et à ses
politiques de protection affiliées, y compris le respect de la confidentialité et l'obligation de signaler.

•       Signaler au responsable approprié toute violation des politiques de CoC et de protection de Concern,
ainsi que des politiques de lutte contre la fraude et de dénonciation ; il s'agit d'un devoir obligatoire de
tout le personnel.

•       Entreprendre toute autre tâche supplémentaire identifiée par le OD ou le CMT.

Diplôme universitaire en administration, Science sociale, logistique, gestion, Chaîni
d'approvisionnement ou discipline associée.

Au moins 5 ans d'expérience en systèmes/logistique, avec une expérience en gestion, dont au
moins deux ans d’expérience en ONG ; Expérience logistique / approvisionnement / transport /
gestion de flotte ; expérience en gestion de magasin
Aptitude avérée à la rédaction de rapports

•       Excellentes compétences en communication en français, bon niveau d'anglais, tant à l'écrit qu'à
l’oral

•       Solides compétences en communication, en résolution de problèmes et en analyse. Capable de
prioriser et de gérer une charge de travail diversifiée et lourde.

•       Compétences éprouvées en analyse, en planification et en gestion du temps

•       Volonté et capacité à communiquer avec les gens et à contribuer au développement des capacités
du personnel local

•       Bon esprit d'équipe, flexible et capable de travailler avec une équipe de pays multinationale

•       Capacité et volonté de vivre dans des conditions basiques pendant de longues périodes

•       Excellentes compétences informatiques, notamment Microsoft Word, PowerPoint et Excel.

Souhaitable:

•       2 ans d'expérience dans un poste de direction

•       Personnalité extravertie avec d'excellentes compétences en formation

•       Expérience de travail/de vie dans un environnement précaire

•       Expérience ou connaissance des normes internationales telles que SPHERE et Core Humanitarian
Standard

•       Capacité à travailler sous pression pour respecter des délais serrés