BEFEN promeut et défend les principes des droits humains fondamentaux. BEFEN a une approche de tolérance zéro envers
les personnes coupables d'actes de violences sexistes et sexuelles ainsi qu'envers l'inaction face à des faits de violence
supposés ou avérés. La protection des personnes bénéficiant et impactées par notre intervention est notre priorité absolue dans
mut ce que nous faisons. Toute personne collaborant avec BEFEN s'engage à:                                           ...................

O Respecter la charte, le code de conduite, les politiques institutionnelles incluant la politique de protection contre les
aous de pouvoir et les violences sexistes et sexuelles, la politique de prévention de la corruption et de la fraude
g. Signaler toute violation aux politiques, documents cadre et procédure à une supérieure, un supérieur une référante
ou un référent.

II.   PRESENTATION DU POSTE

i %                        *

^4-

Sous la responsabilité directe du Chef de protêt, le Responsable administréeTtaenoier es, responsable de la mise en couvre
et du suivi des activités administratives, financières et logistiques.

Responsabilités du poste

GESTION ET SECURITE DE L’ARGENT

Activité 1 : Garant du respect des procédures de gestion de I argent.

■Conlrôle la gestion des caisses du projet (contrôie le cahier de suivi des avances, inventaires physigues e, rapprochentenls.)

■S'assure du respect des procédures d'achats (bons de commandes systématiques signés par les personnes autorisées, devis
suivant les montants)

•Est garant du système de paiement fournisseurs (suivi des baux etc)

•Gère e, contrôle le paiement des avances sur salaires, des salaires e, des taxes d'aprés les tiches de paye e, les bordereaux
de paiement dûment validés par le coordinateur financier ou le responsable RH

•Procède au paiement des perdiems

. „ ,_ai, ,e suivi des comptes en banque, en particulier suit quotidiennement,es soldes e, alerte le coordinateur financier dés qu'un
transfert s'avère nécessaire.

-Briefing initial sur la gestion de l'argent pour tout le petsonnel bénéficiant d'une prise en charge particulière (perdiem
logement,) et/ou d'avances de fonctionnement.

Activité 2 : Garant du respect des procédures comptables.

•Vérification de la validation des factures par les responsables ;

•Conformité des justificatifs, selon les règles BEFEN / et spécifiques au pays ;

■Contrôle le classement et archivage des pièces,

•Preparation des audits nationaux et internationaux ,

• Bnefmg spécifique sur la gestion comptable pour le coordinateur Projet et/ou les logis^ aibsitq^po^^dministrateurs

projet                                                                                                                                   \

Activité 3 : Veille sur les législations nationales

Pp documente sur la législation fiscale (impôts, taxes douanières, TVA, taxes sur contrats de location, déclarations annuelles,
efc) eUransmet les informations au coordinateur financier. Si besoin, lien avec des consultants externes (avocat, ...)

•Propose des adaptations spécifiques des règles BEFEN si besoin et les soumet à la validation du coordinateur financier

•Rédige les déclarations nécessaires et les soumet au coordinateur financier pour validation

•S'assure que les originaux des documents officiels sont en possession de l'administration.

S

v-gâs.

Sous la supervision du coordinateur du proiet et/ou du coordinateur f

de l’UNICEF (trésorerie). Il renseigne les dépenses courantes, identifie les possibles dem

CONSOLIDATION ET CLOTURE COMPTABLE

Activité 5 : Dépenses réalisées dans la mission financière

•Vérification des comptabilités du projet

•Vérification des pièces et des imputations (codes projets, comptables et codes budgétaires),

•Vérification des documents justificatifs et de leur conformité (bons de commandes, factures, inventaires,),

•Sous la responsabilité du coordinateur financier, analyse des problèmes d'écarts de caisse et aide techniquement à la
résolution (propositions de réorganisation)

Activité 6 : Clôture mensuelle

•Préparation check list et pack comptable à envoyer à la coordination après lettrage ,

■Realisation et suivi des lettres de clôtures mensuelles
Activité 7: Logiciel SAGA

•Mise en place des dernières versions sur les terrains.

•Mise à jour régulière des paramètres (taux de change, codes projets, etc)

•Vérification de la conformité des comptabilités entre terrain et coordination.

Activité 8: Suivi budgétaire

■Met à jour le suivi budgétaire détaillé

•Alerte la coordination en cas d'évènement particulier (dépense exceptionnelle, sous consommation)

AUTRES

Activité 10: Archivage comptable

•Réalise un classement des fichiers informatique permettant de retrouver facilement toutes les données et s'assurer de la mise
a jour du back up des ordis

•Réaliser un classement clair et logique de toutes les pièces comptables du projet et tenir â jour un plan de classement de la

S assure de répondre de manière rapide aux différents e-mails où il est en destinataire principal.

GESTION ADMINISTRATIVE DU PERSONNEL
Activité 11 : Il participe au recrutement

•Rédige et affiche les appels d’offre en lien avec le COFIRH,

•rseço.t les candidatures et effectue un premier tri, vérifie les pièces apportées (diplôme, état civil...),

•Aif.che les personnes sélectionnées pour les tests / entretiens organisés,
s-.r., les personnes reçues dans le pool adéquat et prend acte de leurs coordonnées et disponibilité
Activités 12 : Il effectue les formalités d’embauche des personnes salariées
Re_voit la demande de contrat de travail et s'assure d’avoir toutes les pièces nécessaires à disposition,

•S assure que le superviseur du nouvel employé lui aura expliqué son profil de poste,

•Accueille les nouveaux embauchés, leur présente le contrat de travail et le règlement intérieur,

•Constitue et met à jour les dossiers individuels des salariés,

•C^ree a fiche du salarié dans Homère, rentre les informations, et les tient à jour.

Activités 13 : Il effectue le suivi administratif du contrat de travail

Reçoit les demandes de modifications et explique les changements au salarié concerné,

Activités 14 : Il informe les salariés de leurs droits au regard de la législation et des règles applicables dans

l association

•au quotidien il renseigne les salariés sur les questions concernant leur bulletin de paie, leurs droits au regard de la législation
GESTION DE LA PAIE

Activités 15 : Il saisit les éléments variables du bulletin de paie dans Homère                              _

•Il rnet a disposition des salariés les demandes de quinzaine, les fait valider par le ÇOFÎRffétie&^ncegjstre sur Homère

,                                                                                 /ï/v'                   ^r^\ ' \

, eo:= es plannings pour s assurer de la cohérence entre les demandes de congés) arrêts maladies, absences non ustifiees

¹ ' n Cli-f ; T ¹

•    \ ^r< Antenne ‘*•7

Activités 16 : Il établit les bulletins de paie mensuels

Severe les bulletins et rentre les variables pour chaque fiche salariée et il vérifie que chaque bulletin est correctement établi

fai! contrôler et viser les listings de salaires