Description

MSI Reproductive Choices est une organisation non-gouvernementale à but non lucratif dédiée au respect du droit des
femmes et des couples à décider librement et sans contrainte du nombre et de l’espacement de leurs enfants Marie
Stopes International Niger (MSI Niger), une filiale de MSI met en œuvre des programmes de santé sexuelle et
reproductive au Niger depuis 2014 et intervient aujourd'hui dans les régions de Dosso, Maradi, Niamey, Tahoua, Tillabéry
et Zinder à travers un bureau national à Niamey et un bureau régional à Maradi.

Actuellement, MSI Niger dispose de deux centres médicaux (à Niamey et à Maradi), déploie 8 équipes mobiles pour
atteindre les populations rurales éloignées des CSI ainsi que 14 MSL dans les zones urbaines et péri-urbaines, et fournit
un soutien direct à 39 centres de soins intégrés (CSI), par le biais de son programme de renforcement du secteur publique

Appui administratif

•      Effectuer pour le Bureau Pays, les Reservations d’avion et hébergement à l’hôtei pour voyages
nationaux et internationaux du staff et des visiteurs et coordonner avec le département logistique les
départs et arrivées ;

•      Assister dans la gestion de toute la documentation de séjour au Nig,er-p©u.r les expatries et préparer
pour signature les ordres de mission du staff en déplacement / *

•      Assister dans le processus de l’obtention et le renouvellemen^de^dücume'n^officiels, des visas, lettre

d’invitation du personnel et des visiteurs ;                 

« Planifier et organiser tous les rendez-vous à l’extérieur pour le Représentant Résident, bien les noter
et les lui rappeler ;                                                                             W \ ^c' ^,{nt<-'nn_e y

•      Fournir un soutien logistique et administratif lors des réunions organisées aüt.ftrôeau du Bureau

•      Conduire et superviser le personnel administratif et logistique du-Buréaüjhays, et les encourager en
mettant en place une bonne supervision, conduite et surveillance ;

Recrutement :

•      S’assurer d’un recrutement impartial lors de la sélection de candidats en se basant sur les différentes
étapes de la procédure de recrutement de MSI Niger en vigueur ;

•      De ce fait, préparer les autorisations de recrutement ; afficher les avis de recrutement dans les bases
et tous les endroits appropriés ;

•      Organiser les tests, entretiens, vérification des références et tout autre acte nécessaire pour le
recrutement des agents.•      S assurer que tout travailleur possède un contrat en bonne et due forme, un profil de poste, que les

objectifs SMART et le plan d'actions ont été convenus avec le superviseur ;

•      Suivre les contrats du personnel de la base dans le respect du code de travail au Niger et vérifier si
tous les documents sont signés par les intéressés lors de la signature de leurs contrats

•      Préparer les projets de contrats de prestation à soumettre au Responsable des Ressources Humaines
pour approbation et validation finale

•      Tenir une fiche de suivi des contrats des journaliers ;

•      Tenir à jour un fichier de suivi du personnel :

•      Faire le suivi de l'immatriculation de tout employé à la CNSS et à l'ANPE après validation du contrat
par l'inspection du travail

•      Faire le suivi de I inscription des employés de la base de Maradi à l'assurance santé

Salaire ;

•      Préparer mensuellement le fichier de paie à soumettre au Responsable des Ressources
Humaines à soumettre au comptable Régional

•      Faire le suivi des congés officiels et de circonstance et s'assurer de leur liquidation
conformément aux politiques et procédures, veiller à leur mise à jour dans le fichier de
constitution de salaire ;

•      Imprimer les fiches les états de prestations de la base et s’assurer de l’élaboration et du
contrôle des timesheets du personnel

•      Préparer toute la documentation pour le paiement des cotisations et des taxes et s'assurer de
leur paiement dans le délai

•      Préparer les avances sur salaires et les enregistrer dans le fichier de paie ;

Congés :

•      Procéder annuellement à la planification des congés en début d'annêeT

•      Veiller à ce que tout congé non planifié soit préalablement demandé dans lç délai prévu à cet

effet et autorisé par le supérieur hiérarchique en s’assurant que l’intérim ef ig passation ont
été correctement convenus et réalisés ;                                                            > : \ .. ,                     /

\ .; V               ' JV.f/

Archivage:                                                                                                V \              ^r VV

•      Veiller à ce que tout travailleur fournisse toutes les informations/pièces nécessaires à son dossier
(informations/pièces contenues dans le check list) ;

•      S'assurer que les dossiers des travailleurs contiennent toutes les informations/pièces sur leurs
situations familiales, leur identité ainsi que leurs formations ;

•      S'assurer que chaque travailleur possède une carte de service ainsi qu'un ordre de mission en bonne
et due forme en cas de déplacement ;

•      Faire le monitoring des absences et classer tous les documents concernant chaque employe de la
base dans son propre dossier ;

Relations/communications

•      Informer l’inspection du travail de toutes modifications de contrat pour les employés et s'assurer que
les documents soient tamponnés et signés par l’Inspection du travail dans les délais prévus par le code
du travail du Niger ;

•      Promouvoir un environnement de travail attractif basé sur légalité, le respect et l'intégrité où le
personnel se sent en sécurité, valorisé et respecté

•      Veiller a la confidentialité de tous les documents administratifs et informations mis à sa disposition

Appui IT

Avec l’appui du chargé IT I'assiStant IT doit

Qualification:

• BAC + 3 ou plus en Gestion des Ressources Humaines, sciences administratives, comptabilité ou
équivalent.

• Au moins 2ans d’expérience en gestion des ressources humaines ou administration avec
une ONG internationale ou similaire

Aptitudes et capacités :

•       Compétences administratives démontrées

•       Forte capacité d’organisation,

•       Excellentes qualités de communication écrite et orale, français,

•       Capacité d’apprendre rapidement

•       Bonne connaissance de l’outil informatique (Word/Excel/Email)

•       Capacité à travailler sous stress

•       Compétences basiques en maintanances Informatiques

•       Notion de base en électricité

•       Notions de bases en reseau informatiques

Qualités personnelles

•       Sens d’organisation et de négociation

•       Aptitude à gérer plusieurs taches à la fois

•       Aptitude à superviser le personnel de soutien

•       Capacité à établir et maintenir des relations de travail cordiales avec !e personnel

•       Aptitude de communication et de rédaction des correspondances administratives

•       Respect des valeurs fondamentales telles que l’intégrité, la responsabilité, la probité, l’honnêteté et la
fidélité a la vision, a mission et les valeurs de l’organisation

•       Bonnes relations interpersonnelles et capacité à convaincre les autres de la façon de faire les choses

•       Aptitude à travailler sous pression

•       Sens de la confidentialité

. Capacité à travailler avec un minimum de supervision

•       Esprit d’Equipe

•       Flexibilité et prêt à s’adapter aux changements constants de l’environnement

•       Capacité de communiquer avec confidence et confortablement de sa foi personnelle

Autres :

. Engagement en faveur des droits sexuels et de la reproduction des jeunes et des femmes
. Connaissances des procédures administratives au Niger et dans les ONG

Communication efficace : Communiquer à travers des techniques d ecoute active et de questionnement solides, en
utilisant le langage corporel approprié, s'assurant que l’information communiquée est claire et concise .

Réactivité Être réactif aux priorités et demandes changeantes :

-■ Détermination Détermination à produire des résultats ;

Responsable Vous prenez vos responsabilités dans vos décisions appropriées et vos actions, ainsi que dans le
comportement dont vous faites preuve ;

Travail efficace . Planifier, organiser votre travail, et établir les priorités pour assurer un travail efficace et respecter
les délais ;

Partage d'informations : Partage d'informations et de connaissances tout en respectant la confidentialité.

Travail en équipe : S'intégrer dans l'équipe en apportant son soutien, en étant flexible, et en faisant preuve de

respect ;

.      Motivation : Motivation pour atteindre des résultats de qualité pour maximiser le potentiel.

,      Innovation : Réfléchir de manière créative et hors des sentiers battus afin que les idées générées entraînent                                                                                                                      un

résultat positif :

Accueillir le changement : Être ouvert(e) au changement dans l'organisation et être en mesure d’adapter les
plans/activitès en conséquence ;

. ■ Concentration sur l'apprentissage : S'assurer de mettre à jour ses connaissances et compétences et de saisir les
occasions de les développer :

.      Engagement : Connaître et comprendre les objectifs, la vision et les valeurs, ainsi que l'influence     de votre                                                                                                                     poste sur

ces éléments ; se dépasser pour re