Description

Présentation de l'organisation

African Initiatives for Relief and Development (AIRD) est une organisation internationale de
secours et de développement durable opérant sur le continent africain. Dans le cadre du
renforcement de ses fonctions support, AIRD recherche un Officier Administration pour appuyer
la gestion administrative générale à la coordination de Niamey.

Spécifications de la personne

L'Officier Administration devra être rigoureux, organisé, intègre, discret, avec une forte capacité
de coordination, et capable de gérer les affaires administratives courantes de manière
autonome. Il/elle devra maintenir des relations professionnelles efficaces avec les services
publics, les fournisseurs de services utilitaires et les partenaires.

A.    Gestion administrative générale

-    Gérer le courrier entrant et sortant : réception, enregistrement, diffusion, suivi et archivage
physique et électronique ;

-    Rédiger les correspondances administratives et notes officielles pour les différentes structui e,
publiques et partenaires externes ;

-    Veiller à l'archivage systématique des documents administratifs de la coordination
conformément aux procédures internes ;

-    Participer à l'organisation logistique des réunions, missions officielles, événements
institutionnels;

- Assurer l'intérim des fonctions administratives de base en cas d'absence du personnel de
soutien (accueil, secrétariat, réception de visiteurs).

B.    Gestion des contrats et relations institutionnelles

- Assurer la gestion administrative des contrats avec les bailleurs de baux locatifs, les
concessionnaires (eau, électricité, téléphonie, internet), les assurances, etc. ;-     Entretenir des relations régulières avec les autorités publiques locales, les ministères, les

services déconcentrés (Impôts, CNPS, Inspection du travail...) ;

-     Servir de point focal administratif pour les relations institutionnelles avec I État et ses

démembrements ;                                                                                             ^

-     Préparer les correspondances nécessaires à la régularisation de la situation administrative
l'organisation (demandes d'autorisation, déclarations, formalités diverses, etc.).

A.    Support administratif à la coordination

-     Tenir à jour le registre des contrats administratifs et des obligations contractuelles ;

-     Assurer le suivi administratif des mouvements de matériels (don, transfert, retrait, mise à
disposition, etc.) ;

-     Participer à la mise à jour des tableaux de bord administratifs (suivi courrier, contrats,
obligations réglementaires) ;

-     Réaliser des reportings mensuels sur l'état des contrats administratifs, des relations avec les
administrations, et des contraintes administratives majeures ;

-     S'assurer de la conformité administrative des locaux de la coordination (panneaux d'affichage
obligatoires, autorisations, etc.).

-     Diplôme universitaire (BTS/Licence) en administration, secrétariat de direction, gestion,
informatique de gestion ou domaine équivalent ;

-     Expérience d'au moins 2 ans dans la gestion administrative au sein d'une ONG, entreprise, ou
administration publique ;

-     Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) et bonne capacité rédactionnelle en
français ;

-     Sens de l'organisation, rigueur, autonomie, confidentialité, proactivité ;

-     Bonne connaissance du fonctionnement des administrations publiques du Niger ;

-     Expérience de travail avec des partenaires internationaux (ONG, bailleurs, agences onusiennes)

est un atout.

Langues requises

-     Français : courant obligatoire (écrit et oral)

Anglais : souhaité (lecture et compréhension)